654 heures par an : le temps que les PME romandes perdent en admin
Je bosse à 20% dans une ludothèque. Rien de très tech, on est d’accord.
L’autre jour, je regarde une collègue recopier à la main les informations d’une fiche d’inscription papier dans un fichier Excel. Ensuite, elle reprend ces mêmes infos pour créer une étiquette. Puis elle les ressaisit une troisième fois dans le système de prêt.
Trois fois les mêmes données. À la main. En 2025.
Et le truc, c’est que personne ne trouve ça anormal. “On a toujours fait comme ça.”
Je me suis dit : si c’est comme ça dans une petite structure associative, j’imagine même pas ce qui se passe dans une PME de 15 ou 30 personnes.
Alors j’ai creusé. Et les chiffres m’ont scotché.
En 1985, une PME suisse passait en moyenne 369 heures par an sur des tâches administratives. En 2024 ? 654 heures.
On a des ordinateurs partout, des logiciels pour tout, le cloud, l’IA… et on passe presque deux fois plus de temps en paperasse qu’il y a 40 ans.
C’est le paradoxe de la digitalisation : on a multiplié les outils, mais on n’a pas automatisé les ponts entre eux. Résultat ? On ressaisit, on copie-colle, on vérifie manuellement. On perd un temps fou sur des tâches qu’une machine pourrait faire en 3 secondes.
Cet article, c’est pour toi si tu diriges une PME en Suisse romande et que tu sens que ton équipe (ou toi-même) passe trop de temps sur des trucs qui devraient “juste marcher”. Je vais te montrer où part vraiment ce temps, et surtout comment en récupérer une bonne partie — sans projet IT à 50’000 francs.
Où part vraiment le temps ? Les 5 vampires de ta PME
J’ai discuté avec pas mal de dirigeants de PME romandes ces derniers mois. Le constat est toujours le même : ils savent que “ça pourrait être mieux”, mais ils n’arrivent pas à mettre le doigt sur où exactement.
Voici les 5 postes qui reviennent systématiquement.
1. La facturation et les devis
Le cycle classique : tu fais un devis sur Word, tu l’envoies par email, le client accepte, tu refais un document pour la facture, tu l’envoies, tu notes quelque part que c’est envoyé, tu attends…
Chaque étape est manuelle. Chaque étape est une occasion d’oublier quelque chose.
2. Les relances d’impayés
Ah, les relances. Le truc que personne ne veut faire.
Résultat ? Ça traîne. Une facture à 30 jours devient une facture à 60 jours. Ta trésorerie trinque. Et quand quelqu’un s’y colle enfin, il faut d’abord retrouver qui doit quoi depuis quand.
J’appelle ça le “lag administratif” : chaque jour de retard entre ta prestation et ton encaissement, c’est un crédit gratuit que tu offres à ton client.
3. La synchro entre outils
Tu as un CRM. Une compta. Un outil de gestion de projet. Peut-être un ERP.
Et aucun ne se parle.
Alors ton équipe passe son temps à faire le pont : “Attends, je vérifie dans l’autre système.” “C’est mis à jour chez toi ?” “Non mais moi j’ai la bonne version.”
Les silos, ça coûte cher. Pas en logiciels — en temps humain.
4. Les emails répétitifs
Confirmation de rendez-vous. Rappel avant une réunion. Demande de documents. Accusé de réception.
Combien de fois par semaine tu tapes (ou copies-colles) le même message avec juste le nom qui change ?
5. Le reporting et les déclarations
À chaque fin de mois, quelqu’un compile des données. Des données qui existent déjà dans trois systèmes différents. Mais comme ces systèmes ne communiquent pas… on ressort les fichiers Excel.
Les chiffres qui font mal
Une étude de l’Office fédéral du développement économique estime le coût administratif moyen à 26’000 CHF par an pour une PME suisse. Pour les micro-entreprises, ça représente entre 5’300 et 7’000 CHF par employé et par an.
Et le plus frustrant ? Seulement 9% des PME suisses utilisent l’automatisation de manière systématique.
91% laissent de l’argent sur la table. Ou plutôt, du temps. Et le temps, dans une PME, c’est de l’argent.
3 automatisations qui changent la donne (sans projet IT à 50k)
Passons aux solutions concrètes. Pas des trucs théoriques — des automatisations que tu peux tester cette semaine.
Quick win #1 : Les relances automatiques d’impayés
Le problème : Relancer, c’est désagréable. Alors on repousse. Et les factures s’accumulent.
La solution : Un scénario automatique qui fait le travail à ta place.
- J+7 après échéance : email de rappel gentil (“Petit rappel concernant la facture…”)
- J+14 : rappel plus ferme (“Nous n’avons pas encore reçu…”)
- J+30 : mise en demeure formelle
Tout se déclenche sans intervention humaine. Tu paramètres une fois, ça tourne.
Le ROI : Visible en 2 semaines. J’ai vu des cas où cette simple automatisation a permis de récupérer des factures “oubliées” depuis des mois. De l’argent qui dormait.
Les outils : Bexio et Crésus ont des fonctions de rappel intégrées. Pour plus de contrôle (personnalisation des messages, conditions spécifiques), Make ou Zapier font le pont.
Quick win #2 : L’OCR pour les factures fournisseurs
Le problème : Tu reçois une facture PDF. Quelqu’un doit l’ouvrir, lire les montants, les ressaisir dans la compta. C’est lent, et c’est une source d’erreurs.
La solution : L’OCR (reconnaissance optique de caractères) lit la facture à ta place et extrait les données automatiquement.
Tu scannes ou tu uploades → le système extrait fournisseur, montant, date, numéro → ça part direct dans ta compta.
Le ROI : -70% de temps de saisie. Et quasi-zéro erreur de frappe.
Les outils : Bexio propose ça en natif. Des solutions comme Klippa ou même des workflows custom avec Make peuvent aussi faire le job.
Quick win #3 : La synchro CRM-Compta
Le problème : Ton commercial entre un nouveau client dans le CRM. Ta comptable doit recréer la fiche dans le logiciel compta. Deux semaines plus tard, quelqu’un met à jour l’adresse… dans un seul des deux systèmes.
La solution : Une connexion automatique entre les deux. Nouveau client dans le CRM → création automatique dans la compta. Modification d’une info → synchro immédiate.
Le ROI : Fin des doubles saisies, fin des “c’est quelle version la bonne ?”, fin des erreurs de facturation parce que l’adresse n’était pas à jour.
Les outils : Make et Zapier excellent là-dessus. Ils se connectent à Bexio, Winbiz, Crésus, et la plupart des CRM du marché.
Un point important sur la conformité
Tous ces outils sont soit suisses (Bexio, Crésus, Winbiz), soit conformes aux exigences de la LPD. Pas besoin d’envoyer tes données sensibles sur des serveurs américains pour automatiser.
Par où commencer ? 3 étapes pour lundi matin
OK, tu as lu tout ça. Tu te dis “ouais, ça a du sens”. Mais concrètement, tu fais quoi ?
Étape 1 : Identifie LA tâche qui t’énerve le plus
Pas besoin d’un audit complet. Commence par le truc où tu te dis régulièrement “c’est quand même con qu’on fasse encore ça à la main”.
C’est souvent la tâche la plus répétitive. Celle qui revient chaque semaine, voire chaque jour. Celle que personne n’aime faire.
C’est ton point de départ.
Étape 2 : Chronomètre (vraiment)
Pendant une semaine, note le temps réel passé sur cette tâche. Pas ton estimation — le temps réel.
Tu seras probablement choqué. On sous-estime systématiquement le temps qu’on passe sur les micro-tâches répétitives. “Ça prend 5 minutes” devient vite 2 heures par semaine quand on additionne.
Étape 3 : Teste sans risque
Tu n’as pas besoin d’investir pour commencer.
| Outil | Offre gratuite |
|---|---|
| Make | 1’000 opérations/mois |
| Zapier | 100 tâches/mois |
C’est largement suffisant pour un premier test. Tu automatises ta tâche, tu vois si ça marche, tu mesures le gain. Ensuite seulement tu décides si tu veux aller plus loin.
Une stat pour te motiver
Les études montrent que les petites PME gagnent PLUS que les grandes avec l’automatisation. +20% de productivité pour les micro-entreprises, contre +10% pour les grandes structures.
Pourquoi ? Parce que les petites partent de plus loin. Chaque heure récupérée compte trois fois plus quand tu es une équipe de 5 que quand tu es 500.
L’automatisation, c’est pas un truc de grands groupes avec des budgets IT. C’est justement l’inverse : c’est l’outil qui permet aux petits de jouer dans la même cour.
Ce qu’il faut retenir
- 654h/an perdues en admin = presque 3 mois de travail à temps plein
- Les 5 vampires : facturation, relances, synchro outils, emails répétitifs, reporting
- 3 quick wins : relances auto, OCR factures, synchro CRM-Compta
- Les petites PME gagnent +20% de productivité (vs +10% pour les grandes)
- Commence par UNE tâche irritante, chronomètre-la, puis automatise
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