Gestion de club sportif en Suisse : Pourquoi Excel ne suffit plus en 2025
Le mardi soir du trésorier
Il est 22h30. Le président de mon club de badminton est encore devant son ordinateur. Pas pour préparer le prochain tournoi. Pas pour recruter de nouveaux membres. Non. Il envoie son troisième email de relance à la famille Dupont pour une cotisation de 180 francs.
Ça fait trois semaines qu’il attend. Trois semaines de “je m’en occupe”, de virements oubliés, de messages sans réponse.
Et pendant ce temps, le fichier Excel des membres affiche fièrement “payé : non” sur 23 lignes. Sur 85 membres.
Cette scène, je la vois se répéter dans tous les clubs que je côtoie. Des bénévoles qui donnent leur temps pour faire vivre une association — et qui finissent par passer plus d’heures sur l’administratif que sur le terrain.
Et si le problème n’était pas les mauvais payeurs, mais les outils qu’on utilise pour les gérer ?
Trois problèmes que j’observe dans tous les clubs
1. Les cotisations impayées (et les relances sans fin)
Relancer quelqu’un pour de l’argent, c’est inconfortable. Surtout quand c’est un ami, un collègue de jeu, quelqu’un qu’on croise chaque semaine à l’entraînement.
Alors on repousse. On envoie un email “gentil”. Puis un autre. Puis on se dit qu’on fera le point à la fin du mois. Le mois passe, et on recommence.
Le résultat ? Des trésoriers épuisés. Des impayés qui s’accumulent. Et parfois, des bénévoles qui jettent l’éponge — pas à cause du club, mais à cause de cette charge mentale qu’ils n’avaient pas signée pour porter.
Le plus frustrant : ce n’est souvent même pas de la mauvaise volonté. Les gens oublient, repoussent, perdent l’IBAN. Le problème n’est pas humain. Il est systémique.
2. Le fichier Excel qui devient incontrôlable
Chaque club a son “fameux fichier”. Celui que le trésorier a créé il y a cinq ans. Avec ses colonnes personnalisées, ses codes couleur que lui seul comprend, et ses formules qui cassent dès qu’on touche à quelque chose.
Ce fichier, il existe en trois versions : une sur l’ordinateur du président, une dans le Google Drive du comité, une sur la clé USB du secrétaire “au cas où”.
Laquelle est la bonne ? Personne ne sait vraiment.
Et le jour où le trésorier quitte le comité — ce qui arrive, la vie des bénévoles change — il part souvent avec le savoir-faire. Le nouveau hérite d’un fichier qu’il ne comprend pas, sans historique, sans contexte.
On repart de zéro. Encore.
3. La conformité qu’on préfère ignorer
La nouvelle Loi sur la Protection des Données (nLPD) est entrée en vigueur en septembre 2023. Elle impose des règles strictes sur la gestion des données personnelles — y compris celles de vos membres.
Ce fichier Excel partagé sur Google Drive avec les noms, adresses, emails et numéros de téléphone de 150 personnes ? Techniquement, c’est un risque.
Et la facture QR, obligatoire depuis 2022 pour les paiements en Suisse ? Beaucoup de clubs envoient encore des bulletins de versement à l’ancienne — ou pire, un simple IBAN par email.
Ce n’est pas de la négligence. C’est juste que personne n’a eu le temps de s’en occuper. Mais le jour où un membre demande la suppression de ses données, ou qu’un contrôle tombe… on fait comment ?
Pourquoi ça ne change pas
Je connais les objections. Je les ai entendues cent fois.
“On a toujours fait comme ça.” C’est vrai. Et ça a fonctionné pendant des années. Mais les attentes ont changé. Les membres veulent payer en deux clics depuis leur téléphone, pas chercher un IBAN dans leurs emails.
“Les logiciels, c’est compliqué.” Certains le sont. Mais pas tous. Et surtout : est-ce plus compliqué que de passer trois soirées par mois à faire des relances manuelles ?
“On n’a pas le budget.” C’est souvent une question de perception. Le temps bénévole a une valeur. Si votre trésorier passe 10 heures par mois sur des tâches automatisables, c’est un coût — même s’il n’apparaît pas dans la comptabilité.
“On n’a pas le temps de migrer.” Là, je comprends. Personne n’a envie de se lancer dans un projet technique en pleine saison. Mais attendre “le bon moment”, c’est souvent attendre indéfiniment.
Ce qui existe — et ce qui manque
Des solutions existent. ClubDesk, Fairgate, GestiClub… Ces logiciels sont pensés pour les associations suisses. Ils intègrent la gestion des membres, la facturation QR, parfois même la comptabilité.
Leur force : tout est centralisé, conforme, et pensé pour le contexte local.
Leur limite : ils imposent un cadre. Votre club doit s’adapter à leur logique, pas l’inverse. Pour une grande fédération, ça passe. Pour un club de 40 membres avec des processus un peu particuliers, c’est parfois frustrant. Et le coût mensuel, même modeste, s’additionne année après année.
Ce que j’observe sur le terrain, c’est que beaucoup de clubs n’ont pas besoin d’une usine à gaz. Ils ont besoin d’une chose simple : que l’inscription et le paiement se fassent sans friction, et que les relances ne dépendent plus de la bonne volonté d’un bénévole.
Ce que j’ai mis en place pour mon club
Dans mon club de badminton, le président passait plusieurs heures chaque mois à gérer les cotisations. Emails de relance, vérifications bancaires, mises à jour manuelles du fichier… Un travail ingrat qui lui pesait de plus en plus.
J’ai proposé de construire quelque chose de simple.
Le principe : un formulaire d’inscription en ligne, connecté à un système de paiement (QR-facture et TWINT). Dès que le paiement est reçu, le fichier des membres se met à jour automatiquement. Si le paiement n’arrive pas sous 10 jours, un email de rappel part tout seul — poli, factuel, sans que personne n’ait à intervenir.
Le résultat : le président ne passe plus ses soirées à relancer. Les membres paient plus vite parce que c’est facile. Et surtout, il n’y a plus ce malaise de devoir “faire la police” auprès de gens qu’on apprécie.
Ce n’était pas un projet pharaonique. Pas de logiciel à installer, pas de formation de trois jours. Juste une automatisation ciblée, adaptée à la réalité de ce club précis.
Et maintenant ?
Excel a rendu service pendant des années. Mais en 2025, les attentes ont changé. Les membres veulent de la simplicité. Les bénévoles veulent du temps pour ce qui compte vraiment. Et les obligations légales ne vont pas s’assouplir.
Tous les clubs n’ont pas besoin de la même chose. Certains trouveront leur bonheur dans un logiciel du marché. D’autres ont juste besoin d’une automatisation bien pensée pour débloquer un point de friction précis.
Ce qu’il faut retenir
- Excel a ses limites : fichiers éparpillés, formules fragiles, passation difficile
- Les relances manuelles épuisent les bénévoles — et c’est souvent un problème de système, pas de mauvaise volonté des membres
- La conformité nLPD impose de repenser la gestion des données personnelles
- Une automatisation ciblée (inscription + paiement + relances) peut libérer des heures chaque mois sans nécessiter un logiciel lourd
Vous vous reconnaissez dans ce que j’ai décrit ?
Les relances sans fin, le fichier Excel mystérieux, le sentiment de perdre du temps sur des tâches qui devraient être simples — je vous propose qu’on en parle.
Un échange de 30 minutes, sans engagement, pour comprendre ce qui coince dans votre club et voir si je peux vous aider.
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